« Offre d’emploi au Niger : Le PNUD recherche un Associé administratif »

Purposes and Organizational chart

C’est dans ce contexte que le bureau pays du PNUD Niger recrute un(e) Associé(e) administrative (Asset Management) qui sera placé sous la direction et la supervision globale du DRR, et la supervision directe du Chargé des Opérations ( OM) l’associé administratif pour la gestion des actifs prend en charge la gestion et le contrôle globaux des actifs consomptibles et non consomptibles du PNUD, il administre la cession des biens et le renouvellement ultérieur des données d’inventaire ; administre et exécute des processus et des transactions garantissant une qualité et une précision de travail élevées. L’associé(e) administratif(ve) favorise une approche client, qualité et résultats.

L’associé administratif travaille en étroite collaboration avec les équipes d’appui à la gestion et de développement des affaires, de programme et des opérations du bureau de pays (CO), le personnel du projet et le personnel d’autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

• Conformité totale de la gestion administrative et de l’inventaire en veillant à ce que la bonne gestion des actifs soit effectuée conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD et que les procédures d’inventaire soient respectées dans toutes les unités du CO.
• Fourniture de contributions à la cartographie des processus administratifs du CO et mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) internes.

• Assister l’OM dans la mise en place des procédures de gestion des actifs au CO.
•  Réception, inspection et vérification de tous les équipements, mobiliers et fournitures entrants et planification des livraisons aux utilisateurs.
• Étiquetage de tous les meubles/équipements dès leur réception par le fournisseur. Mettre à jour l’inventaire des biens durables et suivre le mouvement des meubles.
•  Saisie dans QUANTUM de toutes les informations nécessaires à la gestion des actifs
•  « Capitalisation » des éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d’actifs, les durées d’utilité estimées et les éléments de coût ; et les profils BSB « CAP » et « NONCAP » pertinents.
• Utilisation du module de gestion QUANTUM, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion dans le bilan du PNUD afin de déclencher l’amortissement ; et au poste « dépenses », conformément aux politiques et procédures du PNUD et aux normes IPSAS.
• Support à la direction sur la cession des actifs physiques. Examen des actifs et recommandation des actifs physiques à éliminer. Préparation de la documentation pour soumission au CAP ; assurer le suivi sur demande et assurer la liaison avec l’unité demandeuse et la maintenance pour l’action d’élimination et la saisie dans Atlas de tous les détails requis pour l’enregistrement des éliminations. . Supervision de l’élimination des articles et de l’exactitude des données d’inventaire.
• Aider à la reconstruction de l’exercice annuel de vérification de l’inventaire physique pour assurer l’exactitude des registres et l’emplacement des biens. S’assurer que les gestionnaires approuvent le décompte physique et l’exactitude de la base de données du système d’inventaire.
• Préparation, certification et soumission en temps opportun des rapports d’inventaire
•  Identification des problèmes dans le système d’inventaire, saisie et conversion des données saisies dans le système et maintenance du système et actions correctives prises pour assurer la fiabilité des informations extraites du système.

3. Appui au contrôle administratif et financier

• Assistance (fourniture d’intrants) dans la préparation du budget de l’unité
• Maintien des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
• Examen, vérification et rapprochement d’une variété de données et de rapports garantissant l’exactitude et la conformité aux règles et réglementations administratives
• Consolidation et préparation d’états de synthèse pour inclusion dans les états financiers.

4. Appui au partage de connaissances

• Formation du personnel du bureau/projet engagé dans la conduite de l’inventaire physique.
• Briefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Le titulaire s’acquittera de toutes autres  tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation

Achieve Results:
LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively:
LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously
LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility
LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination
LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner
LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion
LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Compétences transversales et techniques

Business Management- Customer Satisfaction/Client Management

•     Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. Provide inputs to the deYelopment of customer service strategies.
•     Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests.
•     Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.

Business Management-Project Management

•     Ability to plan, organize, prioritize and control resources, procedures and protocols to achieve specific goals

Business Management-Results-based Management

•     Ability to manage programmes and projects Zith a focus at improved performance and demonstrable result

Business Management-Communication

•     Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience

Finance-Accounting (General)

•     Knowledge of accounting concepts, principles, frameworks, standards, regulations, policies and trends, and ability to apply this to strategic and/or practical situations

Administration & Operations-Assets management

•     Knowledge of policy & procedures on PP&E; ability to prepare financial statements on PP&E; maintain 16 UNDP | People for 2030 – Competency Framework – Technical Competencies Asset Management Module in QUANTUM, Asset Dashboard; develop supporting tools for assets certification and further enhancements for AM module; design and run training programs, etc. on assets management and assets recording; run AP-AM interface; perform AP-AM-GL reconciliation; perform analytical review of AM reports and asset information to ensure completeness and accuracy of asset information

• Avoir un diplôme d’études secondaire , de préférence avec une certification spécialisée en comptabilité et en finances, ou
• Un diplôme universitaire en  finance, commerce ou administration publique souhaitable, mais ce n’est pas une exigence. Les comptables partiellement qualifiés d’un institut de comptabilité internationalement reconnu auront un avantage distinct.

• Avoir au moins 6 ans d’expérience pertinente en administration ou en service de soutien aux programmes au niveau national ou international combiné avec un diplôme secondaire ;
• ou 3 ans d’expérience combinée avec le diplôme universitaire dans les même domaines ;
• Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle antérieure avec  soit des Agences du systèmes des Nations Unies, des Organisations Internationales  ou les services étatiques ;
• Expérience dans la gestion des systèmes de gestion Web et des finances ERP, de préférence PeopleSoft.
• Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.)
• La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise.
• Test comptable et financier du PNUD est requis.